一、功能背景

预约功能是口腔诊所管理中的重要一环，有利于诊所高效合理安排资源，提升客户满意度。

二、预约设置

在正式使用预约功能前，需要对预约规则，预约项目，就诊类型，自动提醒等进行配置。

总共有2条路径可以进行预约设置，2条的效果一致，只需配置一处。后续内容均以在设置中心配置的路径为例，在预约中心配置的路径只在此展示路径不展示使用操作。

预约中心配置路径：【预约—右上角设置】

1、预约规则配置

可以对新建预约必填项，自动登记失约，预约限制，快速新建等进行设置。

预约规则配置路径：【设置——预约中心设置——预约规则】

 

1.1 自动失约设置

启用后，系统每天会将前一天未挂号且未产生任务就诊数据（病历、收费、处方、随访等）的预约自动标记为失约

 

1.2 预约限制

启用后，在排版中设置为不可约诊班次的医生将禁止预约。

1.3 新建预约必填项设置

开启后，新建预约页面需要填写相应字段信息，新建预约对应的字段为必填

注意事项：

此处有【显示】和【必填】，对应字段点击【显示】，会在预约登记时看到该项目信息，可以不填，但是勾选了必填，该项目必填。

 

1.4 网电预约登记必填项

开启后，网电预约登记及新建预约弹窗需要填写相应字段信息， 网电预约登记及新建预约弹窗对应的字段为必填

注意事项：

此处有【显示】和【必填】，对应字段点击【显示】，会在预约登记时看到该项目信息，可以不填，但是勾选了必填，该项目必填。

 

1.5 快速新建患者设置

勾选此设置是禁用！禁用后，新建预约时的快速新建患者按钮将使用完整新建患者的功能，不能快速新建患者。

 

 

2、如何配置预约项目

可以对预约项目大类，预约具体项目，项目颜色等进行配置。

页面进入路径：【设置—预约中心设置—预约项目】

项目选择不同的颜色有助于对项目进行区分，项目颜色也可以通过操作展示在预约看板当中。

效果示例：此处的根充项目为咖啡色，后续只要看见咖啡色就知道又有根充项目的预约

具体操作：开启【预约项目配色方案】权限

操作路径：【设置—通用设置—业务规则设置—最下方点击编辑—开启’预约项目配色方案’】，图示：

 

3、就诊类型配置

系统默认的就诊类型为初诊复诊两种，可以新增类型，也可以设置自动规则，设置自动规则后，系统会根据规则自动判断患者的就诊类型。

页面进入路径：【设置—预约中心设置—就诊类型—新增】

点击可开启自动规则

就诊类型重新判定

开启后，预约时确定的就诊类型，在挂号时会根据当前规则重新判定，可能引起就诊类型变更

场景：

1、初诊（第一次就诊的客户）：门诊登记好客户资料信息在系统录入，进行挂号操作时，默认客户类型为初诊

2、复诊（非第一次上门的客户）：在进行下一次预约或者挂号操作时，系统默认客户类型为复诊

3、如果门诊对客户类型有多种区分，比如：再消费，新客、老客等可以新增就诊类型，根据门诊规则，在挂号预约操作时，可选择对应患者类型，方便后期报表统计分析

 

4、自动预约提醒&术前提醒

4.1 如何配置自动预约提醒服务

预约提醒服务启用后，系统会根据设置好的预约提醒内容，在预约时间前n天通过短信或微信向患者发送预约提醒（发送短信会根据用量收费），发送微信需要门诊版本为企业版及以上，且在智能营销模块绑定微信服务号并做好相关配置，且患者有关注微信公众号。总共有3条配置路径。

配置路径1：【设置—预约中心设置—预约提醒服务】

配置路径2：【预约—预约看板—点开页面右上角设置—预约提醒服务设置】，图示：

配置路径3：【设置—通用设置—业务规则设置—启用【预约提醒服务】权限】，图示：

 

4.2 如何配置术前提醒

启用后，会在预约前n天通过微信向患者推送术前提醒。此处的天数可以在配置术前提醒时配置，共有3条路径。

配置路径1：【设置—通用设置—业务规则设置—启用‘ 术前提醒 ’】权限】，图示：

配置路径2：【预约—预约看板—点开页面右上角设置—术前提醒设置】，图示：

配置路径3：【设置—预约中心设置—预约提醒服务—术前提醒设置】

 

三、新建预约和管理预约

新建预约的操作分为：

1）预约查询

2）预约视图的各模块解析

3）实际操作：新建预约的操作

1、预约视图内新建预约

在需要预约患者的医生的上班时间段内按住鼠标左键拖动一个时间段松开后开始新建一个预约或者点击右上角新建预约，然后查找或新建一个患者，点选预约项目及相关基本信息后保存预约，图示：

 

2、患者中心为指定患者新建预约

在患者中心查询到指定患者后可直接进行新建预约

3、前台工作台创建预约

在前台的今日工作中患者就诊列表右侧可以直接建立下次预约

4、医生工作台创建预约

在医生或者咨询师的今日工作患者列表中点击患者右侧的复诊预约按钮也可以直接建立下次预约

 

四、预约看板查看

1、预约视图详解

1）在预约中心预约视图中可以图形化的显示门店的预约情况。可按需求查看。

2、预约筛选

2.1 预约筛选可根据状态颜色来选择性的显示不同就诊过程的患者，同时系统允许自定义设置就诊状态颜色类型

自定义配色路径：【预约中心——右上角设置——预约看板】

2.2 在医生显示中设置在班或全部医生

如在系统内设置了排班，则可根据医生是否在班来筛选医生

排班设置路径：【管理——人事管理——排班考勤】

3、待定预约

待定预约的逻辑：非正式预约，可以理解为临时预约，待定预约不会显示到预约看板中，只会显示到待定预约的列表内，转为正式预约后，才能显示到预约看板。

待定预约使用场景：常见于市场渠道拓客与患者约定的时间。或者患者也未确定好时间，只是说了模糊的时间。但此预约是不确定的，故选为待定预约。

为什么不把待定预约显示到预约看板中？

答：如有很多不确定的预约挤占到正式的预约看板中，则会影响正常到店预约的患者预约。会导致医生对安排病人时间的误判。

4、待定预约转正式预约的操作流程

搜索患者信息—点击新建预约—预约类型选择为【待定】

如与患者确定好了正式到店的时间

在待定预约列表中点击患者名称—点击修改—修改相关预约信息—修改预约类型为"普通”

 

5、网络预约

使用场景：网络预约显示从网络渠道预约的患者

1：公众号预约（预约渠道：e看牙自助预约模块）

2：小程序预约（预约渠道：e看牙自助预约模块）

3：流量大使预约 (预约渠道：微医保，京东，众安保险，优加，洁众，腾讯微保，阿里健康)

 

五、预约列表管理

预约列表中可查看以下内容：

● 所有预约患者明细

● 待定预约患者明细

● 已取消预约患者明细

● 已失约患者明细

场景1：所有预约

通过不同条件筛选出对应的患者预约相关信息。最大可显示门诊的所有预约。

方法：【预约】-【预约列表】-【高级筛选】

图示：

场景2：待定预约

待定预约的逻辑：非正式预约，可以理解为临时预约，待定预约不会显示到预约看板中，只会显示到待定预约的列表内，转为正式预约后，才能显示到预约看板。

待定预约使用场景：常见于市场渠道拓客与患者约定的时间。或者患者也未确定好时间，只是说了模糊的时间。但此预约是不确定的，故选为待定预约。

1）可根据【预约时间】的筛选维度搜索患者，也可以点击高级筛选，进行更细分的搜索。

2）可点击表头右侧的小齿轮，编辑DIY表头

3）编辑好表头后，点击保存即可。

场景3：已取消预约

在门诊日常工作时，常有预约好了时间，但患者临时改约不来的情况。故需要在系统中操作取消预约。此界面显示从系统端，点击取消预约的患者名单

操作取消预约的路径：【点击预约看板—找到患者姓名—点击更多操作—取消】

场景4：已失约

系统判定失约的逻辑：系统每天会将前一天未挂号且未产生任务就诊数据（病历、收费、处方、随访）的预约自动标记为失约。

1）启用自动失约规则后，才可在报表中统计到数据

启用路径：预约—右上角设置—自动失约设置—点击启用

2）报表批量查询失约患者名单

可根据筛选出来的名单，对患者进行二次联系重新预约时间。

 

六、常见问题

1、预约看板某个医生未显示

需检查：

1）预约看板设置，该医生是否勾选显示

2）该医生是否当日值班，若当日休息，检查【医生显示】栏的设置情况，如设置为【仅显示当值医生】，那么当日休息的医生也是不显示的  

 

2、预约中心看板为何不显示【咨询师看板】

预约看板右上角点开看板下拉框不显示咨询师看板，图示：

解决方案：

需要在设置—通用设置—业务规则设置—设置开启【启用咨询师分诊】权限，图示：

注：权限配置时页面最下面点击编辑按钮在勾选启用按钮，点击保存后刷新页面或者退出重新登录系统。

 

3、如何设置预约看板显示当天值班医生

预约中心-预约看板页面勾选仅【显示当值医生】即可，若预约看板内想要显示所有医生时可勾选【全部医生】

仅当值医生需满足条件：

a、医生当天排班为值班状态（注：可在诊所中心-人事管理-排班考勤内核实医生值班情况）

b、或医生当天有预约

满足上述任意条件，医生即可显示在预约看板内