【采购管理】是口腔门诊仓库管理的关键环节：
通过e看牙的采购管理功能，口腔门诊库管人员能够依据门诊业务需求，结合物品的使用数据与缺货预警，精准制定采购计划。这不仅确保了仓库物资的充足供应，满足日常诊疗需求，还有效避免了因采购不当导致的缺货或积压问题。
对于连锁口腔门诊，e看牙的集采功能进一步优化了采购流程。总部库管人员可借助该功能实现集中采购与统一调配，精准把控各分门诊的库存分配，提升采购效率与资源利用率，保障整个连锁体系的物资供应稳定性与合理性。
一、采购管理基础配置
1、采购助手累加过去消耗数量的统计天数
采购助手默认统计过去30天的累计消耗数量
该统计天数支持自定义修改，修改完成后，该配置第二天生效
2、采购单下推入库金额默认分摊规则
2.1 整单折扣
可选择【按物品金额比例均摊】或者【不分摊】
2.2 运费
可选择【按物品金额比例均摊】或者【不分摊】
3、隐藏采购单价及金额
【隐藏采购单价及金额】指的是：新增采购单界面与采购单查询界面，单价与金额列不显示
● 隐藏前
【采购单列表】
【采购单详情】
● 隐藏后
【采购单列表】
【采购单详情】
二、采购助手
用途：配合超库存领用、物品库存预警功能，当物品被超库存领用/售卖，或者物品库存少于预警数量时，将在采购助手模块展示，库管人员可以根据预警信息及时下单补货。
路径：库房-采购管理-采购助手
缺货信息分为：紧急缺货信息和预警缺货信息
1、紧急缺货信息
当物品因领用和销售数量大于库存数量时，将会触发紧急缺货（实时刷新）：
2、预警缺货信息
当物品库存数量低于预警值时，将会在当晚零点触发预警缺货（零点刷新）：
注意：库存预警仅对之前有过库存的物品规格生效，如果该物品规格从未入库过，则不会触发库存预警。
3、根据预警信息采购下单
勾选预警物品，可以点击右下角的【采购下单】快速采购下单
点击【编辑】按钮，可以修改采购供应商
三、采购单管理
路径：库房-采购管理-采购单
1、采购单模块构成说明
采购单模块由四块功能构成，分别为：采购单查询、采购单状态栏、采购单汇总数据、采购单详情
● 采购单查询
支持按以下字段筛选查询采购单：采购单时间、采购单/商城订单号、所属供应商、采购类型、物品名称/品牌/规格/内部编码、采购人、审核人。
● 采购单状态栏
支持按以下采购单状态查询采购单：待下单、待入库、已完成、已作废。
● 采购单汇总数据
完成查询后，采购的相关信息将在状态栏右侧展示，包括：订单数、商品总价、折扣金额、运费、订单总额。
● 采购单详情
完成查询后，下方将按照采购单创建时间，由近到远依次展示采购单
2、新建采购单
除了使用采购助手，也可以单独新建采购单下单
路径：库房-采购管理-采购单-点击新增采购单
在弹出页面，可以填写采购单单据日期、采购人、采购类型（耗材采购/药品采购）
点击【物品一览】可以查看已维护的物品规格信息，点击【导入】按钮，即可将物品规格添加至采购单：
● 如所选物品规格是商城标准库导入的物品规格：默认供应商为【上海领健信息技术有限公司】，采购单价为商城当前价格。
● 如所选物品规格已维护了首选供应商及价格：默认显示首选供应商及采购单价。
● 如所选物品规格未维护首选供应商及价格：则显示【无供应商】，支持一键设置供应商。
若准备采购的物品在【物品一览】中不存在，可以点击【新增物品】，来添加新的物品信息
若准备采购的物品缺少所需的规格，先导入已有的物品规格，然后在采购单创建界面点击物品名称，在弹框内点击【编辑】按钮，即可编辑已有的物品信息，为物品添加新的规格。
已添加的物品规格支持在后方维护数量及价格信息，从左到右分别为：采购数量、采购单价、实付金额（从领健商城采购的物品不支持编辑价格）；
● 点击【切换】按钮：可以切换物品规格的供应商
● 点击【备注】按钮：可以单独为物品规格增加备注
● 点击【垃圾桶】按钮：可以从当前采购单里删除不需要的物品规格
对于同一个供应商的采购物品，在采购单创建界面会合并展示，采购人员可以按供应商维度，维护本次采购的折扣、运费及备注信息。
在采购单创建页面的左下角可以勾选【同步新报价到物品采购价设置】，则当前采购单的供应商报价将自动同步至对应物品的采购价设置中，无需库管人员再次维护。
对于暂时不需要下单的采购单，可以点击采购单创建页面右下角的【暂存】按钮；
暂存中的采购单状态为【待下单】，可以在采购单列表中筛选采购单状态来查询。
在待下单采购单列表或者采购单编辑界面，点击【确认下单】即可将采购单下单。
3、编辑采购单
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采购单状态 |
支持操作 |
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待下单 |
作废、复制为新增、编辑采购单、确认下单 |
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待提交 |
作废、复制为新增、编辑采购单、提交审批 |
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待审批 |
撤销、复制为新增 |
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待入库 |
作废、复制为新增、编辑采购单、去入库 |
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已完成 |
复制为新增 |
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已作废 |
复诊为新增 |
点击【采购单详情】，可以进入采购单详情界面；
● 编辑采购单
对于状态为【待下单】、【待入库】的采购单，支持进行编辑；
点击界面右下角的【编辑采购单】按钮，即可编辑采购单。
● 作废采购单
对于状态为【待下单】、【待入库】的采购单，支持进行作废操作；
点击界面右下角的【作废】按钮，即可作废采购单。
已完成、已作废的采购单不支持编辑和作废。
4、导出采购单
路径：库房-采购管理-采购单
● 导出单个采购单
导出后效果：
● 批量导出采购订单
将所有的采购单excel表格，打包导出为压缩包的形式；
点击导出后，将在离线报表（路径：报表-报表下载-离线报表）生成下载链接
离线报表生成时间较长，请耐心等待；
生成完成后，点击【表格下载】即可下载生成结果。
导出后，可以在压缩工具中查看压缩包内的采购单表格。
● 合并导出采购单
将所有采购单的清单合并为一张表格，进行导出
导出后效果：
5、打印采购单
路径：库房-采购管理-采购单
如果电脑对接了打印机，可以直接点击采购单上的【打印】按钮，进行采购单打印；
目前仅支持单个单个打印，不支持批量打印。
四、采购清单管理
当门诊的采购量比较大的时候，可以采用导入采购清单，快速下单的模式：
路径：库房-采购管理-采购清单
先下载导入模板：
在导入模板中，维护需要采购的物品及数量，填写需满足以下要求：
● 黄色为必填项，蓝色为非必填项（若填写了内部编码，则名称、品牌、规格和单位允许不填写）；
● 通过【名称】【品牌】【规格】【单位】，作为判定物品唯一性的依据；
● 请注意物品行数不要超过500，否则会导致全部导入失败；
● 列名不可修改，否则会导致全部导入失败；
● 若内部编码对应多个物品，则取第一个物品的信息；若内部编码和填写的物品信息不一致，以内部编码为准。
维护后保存该表格，回到e看牙系统，在【库房-采购管理-采购清单】，点击【导入】来进行采购清单导入。
选择之前维护的采购清单表，导入后，页面将显示导入结果，点击【下载导入报告】可以下载导入报告查看详细导入结果。
此时，页面将显示已导入的物品规格，系统将默认关联物品的首选供应商及采购单价，采购人员也可以手动调整。
多选物品规格后，可以点击右下角的【预览下单】，来创建采购单。
如暂时不需要下单，也可以点击【暂存】来保存
五、采购退货单管理
采购退货操作分为三种：
● 通过采购单下单，对还未入库的物品进行退货
● 通过采购单下单，对已经入库的物品进行退货
● 未通过采购单下单，直接入库的物品，进行退货
1、未入库物品退货
如果物品/药品通过采购单下单，但物品还未入库，可以点击采购单详情
在采购单详情中，找到需要退货的物品/药品，点击后方的【退货】按钮
在弹出的退货单页面选择【未入库物品退货】，填写：退货数量、退货单价、退货总额、实收金额、退货原因等退货信息，确认无误后，点击【确定】即可
提交退货单后，在原采购单详情页面，将会显示对应的退货信息。
2、已入库物品退货
如果物品/药品通过采购单下单，但物品已经入库，可以点击采购单详情
在采购单详情中，找到需要退货的物品/药品，点击后方的【退货】按钮
在弹出的退货单页面选择【已入库物品退货】，填写：退货数量、退货单价、退货总额、实收金额、退货原因等退货信息，确认无误后，点击【确定】即可
提交退货单后，在原采购单详情页面，将会显示对应的退货信息。
采购单操作【已入库物品退货】后，将会在出库管理中生成一条待处理的采购退货单，库管人员还需要将物品出库，确保仓库内的库存数据与实际一致。
3、直接入库物品退货
如果未通过采购单下单，直接创建入库单入库的物品/药品，需要进行退货，可以直接新建出库单
将出库类型选为【采购退货】，并选择需要退货的库存物品/药品，确认退货数量、退货价无误后，点击【直接出库】即可。
4、查询采购退货单
通过采购单退货的记录，可以在【采购退货单】（路径：库房-采购管理-采购退货单）处，通过单据时间、退货单编号或关联采购单编号来查询：
未通过采购单下单、直接入库，通过出库单采购退货的物品在此处查询不到，需要在出库管理里查询。
六、供应商结算管理
有些门诊可能有多个供应商采购，不同供应商的结款方式可能不同，有些是下单时直接结清，有些是先不结算，在次月按月来结算。
注：可以在创建供应商时配置供应商的结算方式为现结或月结。
供应商结算管理功能支持对月结供应商发起结算管理，库管人员可以按供应商维度创建对账单，维护对应的发票信息后完成付款结算。
1、发起供应商结算
在创建采购单时，如果所选供应商配置的是月结结算，则采购单实收默认显示为0元。
采购单下单后，采购单不显示为已结清。
库管人员可以点击采购单界面右上角的【新增对账单】按钮，对上述此类采购单发起结算。
在新建采购对账单时，可以选择采购单创建时间、供应商、采购单状态（已完成/部分入库/待入库），采购人员可以筛选后对指定采购单发起对账。
结算方式支持选择【按整单结算】或【按明细结算】；
按整单结算：对整个采购单发起结算
按明细结算：对采购单里的部分物品发起结算（仅结算已入库的物品）
选择【按明细结算】后，可以点击采购单后的【爪子】按钮
在弹出框内选择本次结算的明细
确认明细无误后，即可新建对账单。
2、完成供应商结算
供应商对账单创建完成后，可以在【库房-采购管理-供应商结算-未结算】查看；
对于【未结算】的对账单，点击【付款发票】，可以维护对账单的发票信息；
付款完成后，库管人员可以点击【完成结算】来完成对账单结算。
之后，库管人员可以在【库房-采购管理-供应商结算-已结算】查看已结算的对账单；
点击【付款发票】按钮可以查看已维护的发票信息（已结算的对账单不支持维护发票信息，只支持查看）；
点击【作废】按钮可以将该对账单作废，重新发起结算。
七、采购审批
采购审批包含采购审批和采购结算审批。
1、配置采购审批
【采购审批】指的是：当采购订单（包括e看牙商城订单）金额大于或大于等于指定金额时，系统将触发采购审批，需要审批人审批通过后，方可下单成功。
【采购审批】配置路径：设置-诊所中心设置-审批管理设置
点击【新增配置】按钮，可将审批类型选为：采购审批
● 配置触发条件：当采购单金额大于或大于等于指定金额时触发
● 配置同级审批人：可设置多个同级审批人，彼此为“或签”关系，即任一审批人通过审批即可完成该层级的审批流程。
● 配置多级审批人：点击【➕】按钮添加多级审批人，形成逐级审批流程。审批流程从一级审批人开始，依次向下进行，每级审批人审批通过后，流程进入下一级。
2、配置采购结算审批
【采购结算审批】指的是：当采购结算对账单金额大于或大于等于指定金额时，系统将触发采购结算审批，需要审批人审批通过后，方可发起结算。
【采购结算审批】配置路径：设置-诊所中心设置-审批管理设置
点击【新增配置】按钮，可将审批类型选为：采购结算审批
● 配置触发条件：当采购对账单结算总额大于或大于等于指定金额时触发
● 配置同级审批人：可设置多个同级审批人，彼此为“或签”关系，即任一审批人通过审批即可完成该层级的审批流程。
● 配置多级审批人：点击【➕】按钮添加多级审批人，形成逐级审批流程。审批流程从一级审批人开始，依次向下进行，每级审批人审批通过后，流程进入下一级。
3、进行采购审批
采购人员创建采购单后，如果当前采购单满足采购审批的触发条件，订单状态将变更为【待提交】，点击【提交审批】，即可发起采购审批；
此时采购单状态变更为【待审批】，操作按钮变为【撤销】（点击后可以撤销采购审批）；
采购审批人可以在【管理-诊所管理-审批管理】，查看并审核采购审批。
八、总部集采管理
口腔门诊总部集采是指口腔门诊总部统一收集旗下各门诊的采购需求，集中向供应商下达采购订单，以规模化采购降低成本、提高议价能力的采购模式。这种模式可以降低采购成本、提高采购效率、规范采购流程，同时也有助于加强总部对采购环节的管控，优化供应链管理。
1、功能开关和业务模式配置
1.1 启用总开关
配置路径：设置-库房设置-业务规则设置，点击【开始编辑】按钮
启用【总部受理机构采购申请】
1.2 配置总部角色
总部角色可选为采购方或销售方
● 采购方：总部作为采购方代机构下单，各分店可单独配置采购、结算模式
● 销售方：总部作为销售方，向机构销售物资，各分店默认采用总部统一采购、结算
1.3 配置各机构采购模式配置
如总部角色选为销售方，各分店默认采用总部统一采购、结算，不可更改
如总部角色选为采购方，各分店可单独配置采购、结算模式
采购（支持多选）：
● 自主采购：勾选后，分店系统【库房-采购管理】显示【采购单】一栏，分店可以自主创建采购单下单。
● 总部采购：勾选后，分店系统【库房-采购管理】显示【采购申请】一栏，分店可以向总部发起采购申请。
结算（仅支持单选）：
● 自主结算：勾选后，分店系统【库房-采购管理】显示【供应商结算】一栏，分店可以自主发起供应商结算。
● 总部结算：勾选后，分店系统【库房-采购管理】不显示【供应商结算】一栏，且分店补发自行发起供应商结算，统一在总部系统发起。
2、发起采购申请
2.1 分店发起采购申请
如分店采购模式勾选了【总部采购】，分店系统【库房-采购管理】显示【采购申请】一栏，分店可以向总部发起采购申请。
在采购申请单里，选择采购类型（耗材采购/药品采购），选择需要采购的物品和数量后，【提交申请】。
2.2 总部处理分店提交的采购申请
分店提交采购申请后，总部可以在【库房-采购管理-诊所采购申请】，查看分店已提交的采购申请；
多选采购申请单里的物品后，点击【转供应商直发】，即可创建采购单。
在弹出的新增采购单界面，维护单据日期、采购人、供应商及采购价格等信息，即可在总部完成采购下单。
确认采购申请单的所有申请都下单完毕后，可以点击采购申请单右上角的【处理完毕】，将采购申请单完成。
2.3 提前关闭采购申请单
如果不想处理分店的采购申请，也可以直接点击采购申请单右上角的【处理完毕】，提前关闭采购申请单。
九、采购管理常见问题
问：采购单支持合并吗？
答：您好，采购单不支持合并。
问：采购单可以批量提交审批吗？
答：您好，采购单可以批量提交审批，在库房-采购管理-采购单，点击右上角【批量审批】，勾选采购单进行提交。
问：采购单如何删减物品后再入库
答：您好，【待下单】和【待入库】的采购单支持修改物品，在库房-采购管理-采购单，找到您需要入库的采购单，点击【采购单详情】-【编辑采购单】，即可删减采购单中的物品。
问：如何隐藏采购单里的物品价格
答：您好，请在：管理-人事管理-员工管理-角色管理，选择您需要关闭查看权限的员工的角色，点击权限设置-数据安全-进销存数据权限
取消勾选【允许查看下推采购入库单的采购价格】
问：一笔采购单只到了部分物品，怎么入库
答：在【库房-仓库管理-入库管理-待处理】，找到需要入库的采购单，先勾选已到货的物品，点击【入库】
在入库单里调整每个物品的入库数量，点击【直接入库】
入库后，入库单会变更为部分入库的状态，等其余物品到货后可以继续操作入库。