【入库管理】是口腔门诊仓库管理的关键环节：

入库管理作为物资进入仓库的首要环节，肩负着把控物资质量的重任。通过标准化的验收流程，库管人员能够精准核实采购的口腔器械、耗材等是否符合既定的质量标准，从源头杜绝不合格品流入库存，为医疗安全筑牢防线。

借助e看牙系统，口腔门诊的库管人员在物资入库时，可高效录入物资的数量、规格、批次等关键信息，并同步更新库存系统。这一过程不仅确保了库存数据的精准性，还为后续的库存盘点、库存周转率计算以及数据分析提供了坚实可靠的依据，助力仓库管理的精细化与智能化。

此外，e看牙系统的入库管理报表功能，详细记录了耗材、药品的采购成本及入库详情，为门诊的财务和库管人员提供了精准的成本核算工具，同时支持溯源管理，便于快速追踪物资流向，提升管理效率与透明度。

 

一、入库管理基础配置

1、配置库存管理可新建的入库类型

用途：在e看牙系统中，可配置的入库类型有四种：采购入库、退领入库、销售退货入库、零散入库。退领入库和销售退货入库可自动触发。此处配置的是新建入库单时可手动选择的入库类型，通常默认开启采购入库和零散入库。管理员可手动开启退领入库和销售退货入库，开启后可在新建入库单时直接选择，无需特定流程触发。

路径：设置-库房设置-业务规则设置，点击【开启编辑】，在【入库类型】处配置

 

2、入库时自动拆包

用途：开启后，在入库时，若物品的规格已配置拆包关系，则默认进行拆包。

路径：设置-库房设置-业务规则设置，点击【开启编辑】进行配置

开启后，在入库时，若物品的规格已配置拆包关系，则默认开启拆包关系。

 

3、开启生产日期

用途：开启后，若物品开启批号管理，在入库时允许填写生产日期。出库与库存查询时，显示生产日期。

路径：设置-库房设置-业务规则设置-开启编辑-开启生产日期

 

4、物品开启批号、有效期管理

用途：开启后，在入库时允许填写批号或有效期。出库与库存查询时，显示批号或有效期。

路径：库房-基础信息-物品/药品管理-编辑物品-高级-开启批号管理/有效期管理

 

5、进销存数据启用两位精度（默认四位）

用途：开启后，新建采购单及新建入库单的物品价格只支持2位小数，超出2位小数，系统将自动四舍五入。

路径：设置-库房设置-业务规则设置-开启编辑-启用【进销存数据启用两位精度（默认四位）】

 

二、导入期初库存数据

 

1、进行期初库存导入

期初库存导入为增量导入，即在原有库存上增量导入。

1.1 下载期初库存导入模板

导入期初库存前，需要先下载期初库存导入模板；

路径：库房-导入助手-期初库存导入-模板下载

如门诊开启了【药品管理】，此处可以分别下载【期初物品库存模板】和【期初药品库存模板】

下载后，可以在浏览器的下载内容处，点击打开。

 

1.2 维护期初库存导入模板

导出的期初库存模板将自动带出已维护的物品信息，库管人员需要维护各个物品规格的入库仓库、库存数量、入库成本价、批号、效期、生成日期。

填写须知：

● 已有的物品ID不可更改，若新增物品，则物品ID不填写；

● 列名不可修改，否则将影响导入；

● 黄色为必填项：

○ 入库仓库：默认为【主仓库】，如已维护多仓库，可下拉选择；

○ 仓库数量：必须填写非零的正整数，例如：1、2、5、10、100，如果无库存可以不填写，系统将跳过导入；

○ 入库成本价：指单个物品的成本价，必须填写非负的阿拉伯数字，保留小数后两位， 例如：33.33、24.66、88.88。 若小数点超过两位，将会自动四舍五入，例如：55.4455→55.45，如填写不规范，将会导入失败。

● 蓝色为非必填项：

○ 批号：如实填写

○ 效期：指物品的到期日期

○ 生产日期：如实填写

● 若一个物品有多个批号、效期、生产日期，需维护多行，其【物品ID】需要保持一致，或者不填写；

● 国家医保编码，仅开启【是否集成医保网关】开关的允许导入，未开启【是否集成医保网关】开关的不要填写；

 

1.3 导入期初库存模板

维护好期初库存模板后，在【库房-导入助手】，选择期初库存导入，点击【期初库存导入】按钮；

如库房管理开启了药品管理，可以分别导入期初物品库存和期初药品库存；

在弹出页面选择已维护的物品/药品库存模板进行导入。

注：库存导入需要时间，请您耐心等待。

 

1.4 查看期初库存导入结果

在期初库存导入界面，可以查看历史的导入记录，包括导入状态、文件名、提交人、上传时间、导入时间、导入结果；

在导入结果列，可以查看导入成功和导入失败的数量；

点击【下载导入报告】，可以下载导入报告，来查看具体是哪些库存失败、哪些库存成功；

在导入报告的Excel表格中，每一行物品最后一列，会显示该库存信息的导入结果；

如果有导入失败的库存，可以修改信息后重新导入。

 

2、进行入库单导入

 

2.1 下载入库单导入模板

导入入库单前，需要先下载入库单导入模板；

路径：库房-导入助手-入库单导入-模板下载

下载后，可以在浏览器的下载内容处，点击打开。

 

2.2 维护入库单导入模板

填写须知：

● 黄色为必填项，【入库仓库】下拉可选；蓝色非必填项，其中【总金额】如填写，【单价=总金额/数量】，【单据日期】如不填，默认当前日期；

● 【物料名称】【品牌】【规格】【单位】确定唯一物料，系统会自动新增物料基础信息；

● 列名不可修改，否则将影响导入；

● 同物料多批号效期，需维护多行，且【物料名称】【品牌】【规格】【单位】保持一致；

 

2.3 导入入库单模板

维护好期初库存模板后，在【库房-导入助手】，选择入库单导入，点击【入库单导入】按钮；

在弹出页面选择已维护的入库单导入模板进行导入。

注：入库单导入需要时间，请您耐心等待。

 

3、清空库存

路径：库房-导入助手-期初库存导入-清空库存

清空库存后，系统内的库存信息、出入库流水记录等所有库存数据都会被清空，请谨慎操作；

建议先将库存数据或流水备份，再做该操作。

 

 

三、入库操作流程

 

 

1、通过采购单入库

采购单下单后，系统将会根据采购单，自动生成待入库的入库单，可以在【库房-仓库管理-入库管理-待处理】中查询；

选择入库单中已经到货的物品，点击入库，即可新建入库单。

 

1.1 维护入库单信息

通过采购单新建入库单时，需要先维护入库单信息，包括：

入库仓库：如果开启了药品管理，则药品只能入药品仓，耗材只能入耗材仓；

单据日期：支持选择D至D-120的日期；

经办人：选择单据处理员工；

入库类型：默认为【采购入库】，不可更改；

供应商：默认为创建采购单时填写的供应商，不可更改；

 

1.2 维护入库物品信息

填写物品的入库数量；

如果是通过采购单触发的入库单，则物品的单价默认采用采购单的单价；

 

如果入库物品开启了批号管理，则入库时必须填写批号；

如果入库物品开启了有效期管理，则入库时必须填写有效期；

如果门诊开启了生产日期管理，则入库时可以选填生产日期；

如果入库物品有多个批号、效期需要维护，可以点击后方的【+】号按钮，来维护多个批号、效期信息。

 

1.3 在入库时操作拆包

如果开启了【入库时自动拆包】功能（配置路径：设置-库房设置-业务规则设置），那么在入库时，已配置拆包规则的物品会默认开启拆包；

如未开启【入库时自动拆包】功能，库管人员在入库时可以手动拆包；

在入库时，如果物品规格配置了拆包规则，则在规格处会出现一个可控的开关；

开启，则进行拆包；关闭，则不进行拆包。

 

2、新建入库单入库

如未创建采购单，也可以直接新建入库单来进行采购入库。

路径：库房-仓库管理-入库管理-新建入库

 

2.1 维护入库单信息

新建入库单时，需要维护入库单信息，包括：

● 入库仓库：如果开启了药品管理，则药品只能入药品仓，耗材只能入耗材仓；

● 单据日期：支持选择D至D-120的日期；

● 经办人：选择单据处理员工；

● 入库类型：可选择已配置的入库类型（配置路径：设置-库房设置-业务规则设置-配置库存管理可新建的入库类型）

 

2.2 选择入库类型

● 如选择【采购入库】：需填写采购供应商

● 如选择【退领入库】：需填写退货单位

● 如选择【销售退货】：需填写退货员和退货患者

● 如选择【零散入库】：则无需填写额外信息

 

2.3 添加入库物品

点击【物品一览】，在左侧tab页中，可以搜索已维护的物品信息，点击导入按钮，即可添加入库物品；

如需要入库的物品之前并未添加过，可以点击【新增物品】来进行添加

注：连锁门店请前往总部维护物品信息。

 

2.4 维护入库物品信息

维护入库物品规格的数量及单价；

如果入库物品开启了批号管理，则入库时必须填写批号；

如果入库物品开启了有效期管理，则入库时必须填写有效期；

如果门诊开启了生产日期管理，则入库时可以选填生产日期；

如果入库物品有多个批号、效期需要维护，可以点击后方的【+】号按钮，来维护多个批号、效期信息。

 

2.5 在入库时操作拆包

如果开启了【入库时自动拆包】功能（配置路径：设置-库房设置-业务规则设置），那么在入库时，已配置拆包规则的物品会默认开启拆包；

如未开启【入库时自动拆包】功能，库管人员在入库时可以手动拆包；

在入库时，如果物品规格配置了拆包规则，则在规格处会出现一个可控的开关；

开启，则进行拆包；关闭，则不进行拆包。

 

2.6 暂存或直接入库

填写入库信息后，可以选择暂存或者直接入库：

【暂存】的入库单将在【库房-仓库管理-入库管理-待处理】中展示，此时物品还未完成入库，库管人员可以选择编辑、作废、入库该入库单。

【直接入库】的入库单将在【库房-仓库管理-入库管理-已处理】中展示，此时物品已经完成入库，库管人员无法编辑该入库单，仅能进行作废操作。

 

3、通过退领单入库

如果在物品领用单中退领了物品，系统会自动生成一条待处理的退领入库单；

库管人员可以在【库房-仓库管理-入库管理-待处理】中，将物品退领入库。

 

4、通过退货单入库

如果物品销售后进行了退款，系统会自动生成一条待处理的销售退货单；

库管人员可以在【库房-仓库管理-入库管理-待处理】中，将物品退货入库。

 

5、待处理入库单提前关闭

如果入库单是由系统生成的，包括：

● 由采购单触发的采购入库

● 由退领触发的退领入库

● 由销售退货触发的退货入库

此三种情况，待处理的入库单如无需入库，支持提前关闭：

如果入库单是通过创建入库单生成的，如无需入库，则可以进行作废：

其中，提前关闭的入库单在系统无法查询到，作废的入库单可以在【库房-仓库管理-入库管理-已作废】里查询。

 

6、作废已入库的单据

对于已入库的物品和单据，是不支持修改编辑的；

如果入库后发现物品的入库信息维护有误，库管人员只能将原入库单据操作作废或者零散/报废出库后重新入库，以下是已入库单据操作作废的步骤：

路径：库房-仓库管理-入库管理-已处理，查询已处理的入库单，点击【作废】按钮，即可操作作废。

 

四、查询入库记录

 

1、查询入库单记录

查询路径：库房-仓库管理-入库管理

可以查询所有的入库单记录

在【待处理】查看已创建还未入库的入库单；

在【已处理】查看已经完成入库的入库单；

在【已作废】查看已经作废的入库单。

点击【🔍】按钮，可以根据单据信息来搜索入库单。

 

2、查询入库流水记录

查询路径：库房-仓库管理-库存流水

用以查询所有入库单的流水记录

可在库存流水界面筛选入库类型，包括9种类型：采购入库、退领入库、销售退货入库、盘盈入库、调拨入库、拆包入库、合包入库、零散入库、期初库存导入；

可以根据入库类型来筛选入库流水记录。

通过在库存流水上方筛选单据时间、单据号、物品名称/品牌/编号，可以查询到具体的库存流水；

点击【高级搜索】，可以按更详细的单据、物品属性来检索入库流水记录。

 

五、入库管理常见问题

问：操作入库需要什么权限

答：该功能需要权限【入库管理】（如没有，请联系管理员进行操作）

 

问：入库单如何删减物品后入库

答：主动创建的入库单支持删减入库单中的物品，点击入库单右下方的【编辑】按钮，即可进行删减。

注：如果是通过采购单、领用退货、销售退货生成的入库单，不支持直接编辑，需要提前关闭入库单后重新创建。

 

问：已入库的物品，可以修改信息吗

答：您好，已入库的物品，不支持修改入库价格、入库数量、有效期、生产日期、批号、规格，请作废原单据，重新入库。

 

问：药品怎么进行入库

答：您好，入库药品需要开启药品管理、新建药品信息、创建药品仓，以上步骤完成后，您正常进行入库即可。

注：药品入库药品仓后无法再调拨至耗材仓

 

问：入库导致均价改变，对之前的出入库有影响吗

答：您好，之前入库的剩余的库存价格会重新计算均价，之后出库的价格按照新的均价出库，已经出入库的单据不受影响。

 

问：已经入库的物品/药品能删除吗

答：已入库的物品不支持删除，只能将入库记录作废重新入库 或者 报废出库后重新入库。

 

问：如何查看去年入库的总金额

答：您好，您可以在系统中：库房-库房报表-库房汇总表，根据时间进行查询。

 

问：如何查询总的入库金额

答：请在：库房-仓库管理-库存流水，筛选最早入库时间至今，可以查询入库总额

 

问：如何查询入库物品的有效期

答：您好，如果物品入库时填写了有效期，在库存管理中找到该物品可以查看有效期。

 

问：如何导出某一时间段的入库清单

答：您好，您可以在入库管理导出您之前处理的入库单，路径为：库房-仓库管理-入库管理，选择需要导出的入库单，点击右上角【导出Excel】即可

注：不支持批量导出入库单，需要单个进行导出，该功能需要权限【入库管理】（如没有，请联系您门诊的管理员配置）

 

问：如何查找物品的入库价格

答：您好，可以在库存流水中查找，路径为：库房-仓库管理-库存流水，其中【业务单价】是该物品的入库/出库价格（出库操作则为出库价格，入库操作则为入库价格）

 

问：如何补录入库单据

答：您好，如您想补录入库单，您可以在新建入库单时，将日期进行修改，如修改至2023年10月1日，则单据将被补录至该日期。

注：当前门诊可以自助补录120天内的单据，超过120天，需购买进销存补录功能，请联系人工客服详询。

 

问：入库时，为什么不显示物品金额

答：您好，入库时入库单不显示金额，一般是未开启【允许查看下推采购入库单的采购价格】，如您需要开启或查询是否开启，请联系您门诊的管理员在角色管理里核实下权限。

 

问：如何查询提前关闭的入库记录

答：您好，对于不需要操作/需要取消的入库记录，门诊可以点击【提前关闭】来取消待入库单；

目前e看牙入库管理中仅展示【待处理】、【已处理】、【已作废】的入库记录，不支持展示【提前关闭】的入库记录。

 

问：如何设置入库金额仅管理员可见

答：您好，除管理员账号，其他员工账号的所属角色，不要开启【允许查看下推采购入库单的采购价格】、【允许仓库查看单个物品库内成本】的权限

 

问：入库的价格和出库价格为什么会不一致

答：您好， 可能是因为物品使用的计价法是【移动加权平均法】：

当每次入库单价与结存单价不同时就需要重新计算一次加权平均价，并据此计算下次入库前的存货成本和出库成本。

 

问：库房可以设置入库单号的生成规律吗

答：您好，暂不支持

 

问：入库的时候可以分两个仓库入吗

答：您好，

如果是采购单触发的待处理入库，可以选择采购单里的物品分别发起入库，在入库时选择不同的仓库即可。

如果是直接新建入库，那么一个入库单只能选择一个仓库入库，如要分两个仓库入库，需要创建两个入库单分别入库。

 

问：作废入库单显示库存不足，该如何处理

答：您好，这个提示是指：物品的库存已经被出库，库存不够，需要先找到这批入库物品的出库单，将出库单先作废，再作废入库单。

 

问：禁用物品会影响该物品的入库吗

答：您好，物品规格被禁用后是无法进行入库、出库的相关操作的。

 

问：入库的时候，没有地方填写批号有限期，怎么办

答：您好， 如果您想开启单个物品的批号/有效期管理，请您在：库房-基础信息-物品管理，找到对应的物品，点击编辑-高级，启用批次/批号/有效期的管理。

启用后，您可以在入库时填写物品的批次/批号/有效期

 

问：如何对已入库的物品进行拆包/合包

答：您好，在e看牙库房管理中，您入库时的规格决定了您出库时的规格，如果您需要在出库时，按更小规格或更大规格，您可以对已入库物品进行拆包/合包（比如入库的时候入了10支一盒，领用、出库时需要按支、一支支出，则需要对入库的盒装耗材进行拆包）：

请先确认该物品已配置拆包关系；

之后请前往：库房-仓库管理-库存管理，此处展示的是您门诊所有的物品库存。

请您选择需要拆包/合包的物品，在图示位置进行操作：（拆包点击【拆】、合包点击【合】）

 

问：入库的时候，一个商品有多个效期/批号怎么录入

答：您好，入库时，点击物品后方的【+】号可以添加多个批号/效期

（在e看牙商城中购买的商品入库时自动带入效期批号，无需填写）